Organize tasks, notes, finances and routines in one intelligent app.
No credit card required.
Tekoäly voi muuttaa tulosi, laskusi ja tavoitteesi toimivaksi kuukausibudjetiksi minuuteissa. Se voi myös luokitella menoja, selittää budjetointimenetelmiä ja testata “mitä jos” -skenaarioita. Se toimii parhaiten silloin, kun annat sille oikeat luvut, kerrot mitä...
Toistuva tehtävä on mikä tahansa työ, joka palaa takaisin säännöllisesti: viikoittainen laskutuskierros, tiistain treeni, kuukausittainen verovaraus tai asiakkaan syntymäpäivä. Paras tapa hallita niitä on päättää jokaisesta kaksi asiaa: mikä laukaisee seuraavan kopion...
Elämän käyttöjärjestelmä (usein lyhennettynä Life OS) on yksi yhtenäinen kokonaisuus, jossa tavoitteesi, projektisi, tehtäväsi, kalenterisi, muistiinpanosi, rahasi ja tapasi elävät yhdessä ja ohjaavat toisiaan. To-do-lista tallentaa vain toimintoja. Life OS kertoo...
Luotettavin tapa suunnitella työ ja henkilökohtainen elämä yhdessä on lopettaa niiden erottelu. Kirjoita jokainen sitoumus yhteen listaan, merkitse se yhteen kalenteriin, aseta se tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan järjestykseen, anna sille aikablokki ja käy...
TL;DR Tavoite muuttuu todelliseksi vasta, kun sillä on päivämäärä, kesto ja paikka kalenterissa. Toistuvat varaukset ovat yksi yksinkertaisimmista tavoista tehdä tämä. Rakenna tavoitteet kerroksittain: yksi tai kaksi päätehtävää, välitavoitteina toimivat projektit ja...
Käytä listaa silloin, kun tehtävät ovat lyhyitä, toisistaan riippumattomia ja hoituvat enimmäkseen yhdellä istumalla. Käytä Kanban-taulua silloin, kun työ etenee vaiheiden kautta, kun sinulla on monta asiaa työn alla yhtä aikaa tai kun kadotat helposti näköyhteyden...
Käytä kalenteria kaikkeen, mitä tapahtuu tiettynä aikana, ja tehtävälistaa kaikkeen, mikä tarvitsee vain tulla tehdyksi joskus. Useimmat ihmiset jumittuvat, kun he pyytävät yhdeltä työkalulta toisen työtä. Lista ei voi kertoa, onko tiistaina tilaa tehtävälle, eikä...
Mielialan ja energian seuranta tarkoittaa, että kirjaat muutaman kerran päivässä, miltä sinusta tuntuu ja kuinka paljon virtaa sinulla on, ja luet merkinnöistä kaavoja. Tee tämä 10–20 sekunnissa per merkintä, 3–4 kertaa päivässä, kahden viikon ajan. Lisää yksi rivi...
Hyvä henkilökohtainen dashboard on yksi näkymä, joka vastaa muutamaan kysymykseen, joita kysyt itseltäsi joka päivä: Mikä on seuraavaksi? Ollaanko aikataulussa? Mitä tarvitaan juuri nyt? Rakennat sen valitsemalla 4–6 widgetiä, järjestämällä ne neljään alueeseen ja...
Päivittäisten mittareiden seuranta tarkoittaa sitä, että tarkkailet muutamaa ajankohtaista, tiheästi päivittyvää lukua, jotka varoittavat sinua ajoissa ja auttavat korjaamaan kurssia. Aloita valitsemalla avainkysymys, ja poimi sitten pieni joukko päivittäisiä...
CRM kalenterilla kokoaa asiakastietosi, tapaamiset, tehtävät ja seurannat yhteen paikkaan, joten jokainen varaamasi puhelu on linkitetty sen taustalla olevaan henkilöön ja kauppaan. Freelancerille tai yksinyrittäjälle paras valinta on sellainen, joka näyttää asiakastyösi rinnakkain henkilökohtaisten menojesi kanssa, synkkaa iPhonessa ja Androidissa jo käyttämiisi kalentereihin eikä koskaan vuoda yksityisiä tietoja. Tämä opas käy läpi, mitä kannattaa tarkistaa, miten synkkaus otetaan käyttöön ja miten jaat saatavuuden asiakkaille turvallisesti.
CRM (customer relationship management) -työkalu tallentaa, ketä asiakkaasi ja liidisi ovat, mistä olette keskustelleet ja mitä tapahtuu seuraavaksi. Kalenteri vastaa eri kysymykseen: milloin. Kun nämä yhdistetään, voit avata asiakastiedon ja nähdä seuraavan tapaamisen tai avata tapaamisen ja nähdä sen taustalla olevan historian.
Käytännössä CRM-kalenteri hoitaa neljä tehtävää:
Viidenkymmenen hengen tiimille CRM-kalenteri liittyy ennen kaikkea vastuunjakoon ja myyntiputken raportointiin. Yhden hengen yrityksessä kyse on yksinkertaisemmasta asiasta: näet päiväsi selkeästi etkä menetä liidiä siksi, että seuranta jäi post-it-lapulle.
Suurin osa CRM-kalentereista on tehty myyntitiimeille. Ne olettavat, että koko päiväsi on työtä. Jos olet freelancer, konsultti tai perustaja, kalenterissasi on myös hammaslääkärikäynti, koulun haku, treeni ja veroilmoituksen määräaika. Jos CRM tietää vain asiakastapaamisista, pidät silti toista kalenteria kaikkea muuta varten, ja silloin tuplabuukkaus on sinun ongelmasi.
Se onkin todellinen valintakysymys: voiko työkalu näyttää työ- ja henkilökohtaiset tapahtumat yhdessä, mutta silti erottaa ne toisistaan silloin kun tarvitset? Jos pohdit ensin asiakastietokannan ja tehtävienhallinnan välillä, vertailumme CRM vs project management for freelancers käy läpi, kumpi kannattaa ottaa käyttöön ensin.
Ominaisuuslistat näyttävät samanlaisilta. Nämä kriteerit erottavat hyödylliset työkalut niistä, jotka vain lisäävät hallinnollista työtä.
| Kriteeri | Mitä etsiä | Miksi sillä on väliä |
|---|---|---|
| Yhteys kontakteihin | Tapahtumat liitetään asiakas- tai liiditietueeseen | Näet kontekstin ennen jokaista tapaamista |
| Synkkaussuunta | Yksi- tai kaksisuuntainen, selkeästi ilmoitettu | Estää yliajetut tai kaksoiskappaleina syntyvät tapahtumat |
| Laitetuki | Web, iOS ja Android | Kalenterin on toimittava siellä, missä sinäkin oikeasti olet |
| Tietosuojan hallinta | Free/busy-jakaminen, piilotetut tiedot | Pitää henkilökohtaiset tapahtumat poissa asiakkaiden näkyvistä |
| Tehtävä- ja määräajanäkymä | Tehtävät näkyvät kalenterissa | Näyttää todellisen saatavuuden, ei vain tapaamisia |
| Aikataulutus | Tapa asiakkaalle tarjota vapaita aikoja | Vähentää sähköpostilla käytävää aikataulutusta |
| Aikavyöhykkeet | Oikea käsittely ulkomailla oleville asiakkaille | Ehkäisee väliin jääneitä puheluja |
Kaksi kysymystä kannattaa kysyä vielä erikseen. Ensimmäinen: kuinka moneen paikkaan sinun täytyy syöttää samat tiedot? CRM, joka pakottaa sinut kopioimaan jokaisen tapaamisen pääkalenteristasi, on vaiva, jonka jätät käyttämättä kuukauden sisällä. Toinen: kattaako se myös rahat? Laskut ja maksut ovat kalenteritapahtumia jokaiselle yrittäjälle. Oppaamme calendar finance integration näyttää, miten muutat eräpäivät aikataulutetuksi työksi.
Vaihtoehtoja on kaksi, ja molemmat ovat täysin toimivia.
Vaihtoehto 1: Yksi yhteinen näkymä, erilliset lähteet. Pidät työkalenterin ja henkilökohtaisen kalenterin erillisinä tileinä tai tasoina ja katsot niitä yhdessä värikoodattuna näkymänä. Mitään ei kopioida. Näet kaiken kerralla, mikä on ihanteellista oman päiväsi suunnitteluun.
Vaihtoehto 2: Yksisuuntainen synkkaus, joka piilottaa tiedot. Tässä henkilökohtainen tapahtuma kopioidaan työkalenteriisi pelkkänä ”Varattu”-lohkonina. Kollegat ja asiakkaat näkevät, ettet ole käytettävissä, mutta eivät otsikkoa, sijaintia, osallistujia tai muistiinpanoja. Tämä on oikea ratkaisu silloin, kun muiden pitää varata sinua kalenterisi perusteella.
Jos jaat kalenteria suoraan, tarkista käyttöoikeustaso. Google Calendar tarjoaa asetuksen, joka näyttää vain free/busy-tilan ja piilottaa tapahtumien yksityiskohdat, mikä näyttää varatut lohkot ilman nimiä tai kuvauksia. Se on turvallinen oletus kaikille oman lähipiirisi ulkopuolella oleville.
Muutama tapa tekee tästä toimivaa:
Jos haluat nähdä tämän erottelun käytännössä, katso, miten aikablokit voivat suojata henkilökohtaista aikaa time blocking guide -oppaassamme.
Sekakäyttö on yleistä: sinulla iPhone, puolisolla tai toisella työpuhelimella Android. Kalenterin synkkaus toimii näiden kahden välillä hyvin, kun tukeudut yhteen jaettuun tiliin sen sijaan, että yrittäisit yhdistää kahta ekosysteemiä.
Toimiva tapa, kuten ristiinalustan synkkausoppaassa kuvataan, on tämä:
Heikko kohta on iCloud. Androidissa iCloud-kalenterit ovat yleensä vain lukuoikeudella käytettäviä tilauksia, ellei lisäät yhteensopivaa kolmannen osapuolen sovellusta. Jos luot tapahtumia iPhonella, varmista, että uusien tapahtumien oletuskalenteri on jaettu Google- tai Microsoft-kalenteri, ei iCloud. Muuten tavallasi lisäämäsi tapahtumat eivät ehkä koskaan päädy toiselle laitteelle.
Jotkin työkalut yhdistyvät tilatun kalenterilinkin (ICS-syöte) kautta sen sijaan, että käyttäisivät täyttä tiliyhteyttä. Nämä syötteet ovat yleensä vain lukuoikeudella käytettäviä ja päivittyvät viiveellä, joten tekemäsi muutos voi näkyä vasta tuntien kuluttua. Ne sopivat hyvin näkyvyyteen, esimerkiksi projektiaikajanan seuraamiseen, mutta eivät mihinkään sellaiseen, missä viime hetken muutos on tärkeä. Asiakastapaamisiin kannattaa käyttää varsinaista tiliyhteyttä.
Asiakkaiden ei tarvitse nähdä kalenteriasi. Heidän tarvitsee tietää, milloin olet vapaa. Tähän on kolme yleistä tapaa, yksinkertaisimmasta automaattisimpaan.
Jos käsittelet paljon saapuvia liidejä ja haluat aikataulutuksen toimivan ilman omaa panostasi, meeting booking automation voi kelpuuttaa liidit ja varata puhelut suoraan CRM:ään liitettyyn kalenteriin.
Valitsitpa minkä tavan tahansa, lisää puheluihin puskuria, rajoita tapaamisten määrää päivässä ja varaa aikaa syvälle työlle. Kalenteri, jonka asiakkaat voivat täyttää ilman rajoja, täyttyy muiden ihmisten prioriteeteilla. Jos tarvitset apua siihen, kuinka paljon kalenterisi pitäisi ohjata päivääsi verrattuna tehtävälistaan, lue calendar vs. to-do list.
Synkkaongelmat ovat harvoin dramaattisia. Ne näkyvät samana tapaamisena kahdesti, tapahtumana, joka ei poistu, tai yksityisenä ajanvarauksena väärälle ihmiselle näkyvissä. Suurin osa niistä voidaan estää lyhyellä käyttöönottorutiinilla.
Toista tarkistus aina, kun tilisi salasana tai sovelluksen käyttöoikeudet muuttuvat. Synkkaus katkeaa usein hiljaisesti silloin, kun yhteys pitää valtuuttaa uudelleen, ja huomaat sen vasta, kun tapaaminen puuttuu.
Kuvittele freelance-suunnittelija, jolla on neljä aktiivista asiakasta, kaksi liidiä ja perhe.
Maanantaiaamuna hän avaa yhden näkymän ja näkee kolme asiakastapaamista, keskiviikoksi erääntyvän tarjouksen, salivuoron ja koulun tapahtuman. Jokainen puhelu on linkitetty asiakastietueeseen, joten hän näkee ennen soittamista viimeisimmän keskustelun ja avoimen laskun. Tiistain puhelun jälkeen hän aikatauluttaa seurannan seuraavalle tiistaille sekä muistutuksen päivitetyn tarjouksen lähettämisestä. Hänen puolisonsa, jolla on Android-puhelin, näkee perhetapahtumat jaetun Google-tilin kautta ja näkee hänen työpäivänsä pelkkinä varattu-lohkoina.
Torstaina uusi liidi pyytää puhelua. Hän lähettää ehdotetut ajat, joiden hän näkee olevan vapaita, koska hänen tehtävänsä ja määräaikansa ovat samalla kalenterilla. Mitään ei tuplabuukata, eikä mikään yksityinen poistu hänen tililtään. Mikään tästä ei vaadi kallista myyntialustaa. Se vaatii kalenterin, joka tuntee asiakkaat, ja käyttöönoton, joka kunnioittaa rajoja.
Jos päiväsi jakautuu asiakkaiden ja kaiken muun välillä, LifeDesk on tehty juuri sitä varten. Se kokoaa tehtävät, tavoitteet, kalenterin, asiakashallinnan, talouden, terveyden ja paljon muuta yhteen sovellukseen webissä, iOS:ssä ja Androidissa, erillisillä mutta käytettävissä olevilla näkymillä yksityiselle ja työelämälle. Voit pitää asiakastyön ja henkilökohtaiset menot samassa paikassa ilman että ne sekoittuvat, ja käyttää freelancereille rakennettua asiakashallintaa pitääksesi yhteystiedot ja seurannat järjestyksessä.
LifeDeskissä on Free-suunnitelma hintaan 0 $ kuukaudessa, Plus 9 $ kuukaudessa ja Pro 19 $ kuukaudessa. Maksullisiin suunnitelmiin kuuluvat premium-ominaisuudet, kuten pankkitiliyhteydet, suuremmat käyttörajat ja AI-assistentti. Voit vertailla niitä hinnoittelusivulla.
Jos haluat nähdä, miten kalenteri yhdistyy tavoitteisiin, kokeile lähestymistapaa artikkelissa calendar with goals, tai katso, miten calendar task integration toimii osana päivittäistä rutiinia. Kun olet valmis, aloita Free-suunnitelmalla osoitteessa lifedesk.me.
Ennen kuin sitoudut mihinkään CRM:ään kalenterilla, käy tämä lista läpi:
Jos useimpiin näistä vastaat kyllä, sinulla on työkalu, joka tukee yhden hengen yritystä. Jos useampaan vastaat ei, päädyt todennäköisesti pitämään sen rinnalla toista kalenteria.
CRM-kalenteri on aikataulutuksen näkymä asiakkuudenhallintatyökalun sisällä. Se yhdistää tapaamiset, tehtävät ja seurannat asiakas- tai liiditietoihin, jotta näet jokaisen tapahtuman yhteydessä historian ja seuraavat askeleet. Yksinyrittäjälle se korvaa hajallaan olevat muistutukset yhdellä aikajanalla.
Käytä yhtä jaettua tiliä, kuten Googlea tai Microsoftia, ja lisää se molempiin puhelimiin. Varmista, että kalenterin synkronointi on käytössä, ja luo tapahtumat kyseisellä tilillä. iCloud-kalenterit ovat Androidissa yleensä vain lukuoikeudella käytettäviä, joten vältä käyttämästä niitä jaettujen tapahtumien oletuskalenterina.
Kyllä. Pidä ne erillisinä kalentereina ja tarkastele niitä yhdessä tai kopioi henkilökohtaiset tapahtumat työkalenteriisi pelkkinä Varattu-lohkoina. Kun jaat kalenteria, valitse free/busy-oikeus, jotta muut näkevät varatut ajat ilman otsikoita tai kuvauksia.
Jaa free/busy-tila, lähetä kaksi tai kolme ehdotettua aikaa tai käytä varaussivua, joka tarkistaa yhdistetyt kalenterisi. Jokainen vaihtoehto näyttää saatavuuden paljastamatta aikataulusi sisältöä.